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Introducción

La guía telefónica de FaxTalk almacena información de contactos (personas, instituciones, etc.), de modo que usted no tiene que volver a ingresar la información cada vez que desee comunicarse con dicho contacto usando FaxTalk Communicator.

Dado que FaxTalk Communicator permite el uso de múltiples guías telefónicas, es posible almacenar información de contactos en función de criterios específicos, tales como contactos de negocios, contactos personales, etc. El sistema de guías telefónicas de FaxTalk permite crear, borrar, copiar e imprimir tantas guías  como se desee.

La guía telefónica principal visualiza el contenido de la guía  seleccionada. Los contactos se almacenan con la siguiente información: Nombre, Compañía, Número de voz, Número de fax y Comentarios. Se puede ordenar la lista de la guía telefónica haciendo clic en los encabezados de las columnas.

  Temas Relacionados


Agregar un nuevo contacto

Se puede agregar un número ilimitado de contactos a una guía telefónica. La guía telefónica almacena el nombre, la compañía y los números de fax y de voz del  contacto, así como los comentarios o las notas que desee guardar acerca de su contacto.

Para agregar un contacto a la guía telefónica:

1.	Seleccione el comando Nuevo contacto en el menú Edición

2.	Introduzca la información del contacto. El Nombre debe especificarse.

3.	Haga clic en el botón Aceptar para guardar el contacto en la guía.


Agrupar contactos de  fax

Para su conveniencia cuando envíe algún fax, puede agrupar en la guía telefónica, algunos contactos que frecuentemente recibirán la misma información por fax. De este modo, usted sólo necesita seleccionar una entrada única de grupo para enviar un mismo fax a todos los contactos que componen el grupo.

Para crear un grupo:

1.	Seleccione el comando Nuevo grupo en el menú Edición.

2.	Especifique el nombre del grupo según desea que aparezca en la guía telefónica.

3.	Incluya sus comentarios sobre el grupo. Estos comentarios aparecen en la guía.

4.	Seleccione los contactos que desea añadir al grupo utilizando la lista de Entradas de la guía  telefónica.

5.	Haga click en el botón Agregar para añadir los contactos seleccionados a la lista de Miembros del grupo .

6.	Para eliminar miembros de la lista de Miembros del grupo, seleccione los miembros que desea eliminar y haga clic en el botón Quitar.


Cambio de las propiedades de un contacto

Se pueden editar los contactos existentes en la guía telefónica y cambiar la información del contacto almacenada en ésta.

Para cambiar la información del contacto en una entrada:

1.	Seleccione el contacto y seleccione el comando Propiedades en el menú Edición o haga doble clic en la entrada de la guía.

2.	Edite la información del contacto.

3.	Haga clic en el botón Aceptar para guardar la información del nuevo contacto.


Actualizar un grupo de contactos de fax

Se pueden editar los grupos existentes en la guía y la información almacenada para el grupo.

Para cambiar la información contenida en un grupo:

1.	Seleccione el grupo y seleccione el comando Propiedades en el menú Edición o haga doble clic en la entrada en la guía.

2.	Edite la información de grupo o añada o borre contactos en la lista de Miembros del grupo.

3.	Haga clic en el botón Aceptar para guardar la información del nuevo grupo.


Creación de una nueva guía telefónica
Crear una nueva guía telefónica

FaxTalk Communicator permite el uso de un ilimitado número de guías telefónicas.

Para crear una nueva guía:

1.	Seleccione el comando Nuevo en el menú Archivo.

2.	Introduzca el nombre de la guía telefónica.

3.	Haga clic en el botón Guardar para crear la guía.

4.	La guía recientemente creada se encuentra ahora seleccionada y lista para que se le añadan contactos.


Imprimir contactos de una guía telefónica
Imprimir contactos desde una guía telefónica

Se puede imprimir una lista de los contactos y los grupos contenidos en la guía telefónica. Al imprimir contactos tiene la opción de imprimir la guía completa o una porción seleccionada. También se tiene la opción de imprimir contactos, grupos o ambos.

Para imprimir los contactos de la guía telefónica:

1.	Seleccione el comando Imprimir en el menú Archivo.

2.	Seleccione la Impresora.

3.	Especifique el intervalo de impresión y el número de copias a imprimir.


Borrar contactos de una guía telefónica

Se pueden borrar contactos o grupos de la guía telefónica en cualquier momento.

Para eliminar contactos o grupos:

1.	Seleccione el o los contacto(s) o grupo(s)

2.	Seleccione el comando Borrar en el menú Edición.

3.	Confirme que desea borrar los elementos seleccionados.


Importar contactos a una guía telefónica

Se puede importar la información de contactos creada en otras aplicaciones a sus guías telefónicas. FaxTalk Communicator requiere que la información de contacto se halle en formato ASCII y delimitado por comas.

El archivo ASCII delimitado por comas debe estar en un formato específico, para poder ser importada correctamente. El archivo debe contener uno o más registros, cada uno separado por <CR><LF>. Dentro de cada registro, los campos deben estar separados por una coma, y cada campo debe encontrarse encerrado entre comillas.

Para importar contactos a una guía telefónica:

1.	Prepare un archivo ASCII delimitado por comas según el formato que se explica más arriba.

2.	Seleccione el comando Importar en el menú Archivo.

3.	Escriba el nombre de archivo del archivo ASCII delimitado por comas.

Los campos de contactos deben estar en el siguiente orden:

Nombre	Máximo de 25 caracteres. Todos los registros deben contener datos en este campo.
Apellido	Máximo de 30 caracteres.
Compañía	Máximo de 20 caracteres.
Número de Fax	Máximo de 30 caracteres numéricos. Todos los registros deben contener datos en este campo.
Número de Voz	Máximo de 30 caracteres numéricos.
Comentarios	Máximo de 40 caracteres.


Exportar contactos de una guía telefónica

Se pueden exportar los contactos de un guía telefónica a un formato (de texto) ASCII para ser utilizados en otras aplicaciones. El sistema de guía telefónica de FaxTalk exportará todos los registros de contactos seleccionados a archivo ASCII delimitado por comas.

Para exportar los contactos de una guía telefónica:

1.	Seleccione los contactos de la guía telefónica que desea exportar.

2.	Seleccione el comando Exportar en el menú Archivo.

3.	Determine un nombre de archivo para el archivo de exportación.

4.	Haga clic en el botón Guardar para exportar los contactos.

Nota

•	No es posible exportar grupos de la guía telefónica. Sólo pueden exportarse contactos individuales.


Copiar contactos de una guía telefónica a otra

Se pueden copiar o mover contactos de una guía telefónica a otra.

Para copiar contactos de una guía a otra:

1.	Seleccione los contactos de la guía telefónica original.

2.	Seleccione el comando Cortar o Copiar en el menú Edición. Si utiliza el comando Cortar borrará los contactos de la guía original y los insertará en la guía deseada. El comando Copiar simplemente copiará la información del contacto.

3.	Seleccione la guía telefónica deseada de la lista de Guías telefónicas: .

4.	Seleccione el comando Pegar en el menú Edición.


Abrir una guía telefónica

Para abrir unA guía telefónica existente:

1.	Seleccione el comando Abrir en el menú Archivo

2.	Diríjase al directorio que contiene el archivo de guías telefónicas.

3.	Seleccione el archivo de guías telefónicas y haga clic en el botón Aceptar.


Seleccionar una guía telefónica diferente

Se puede seleccionar entre diferentes guías telefónicas en cualquier momento usando la lista de Guías telefónicas . Para seleccionar una guía diferente, simplemente seleccione dicha guía telefónica de la lista y se visualizarán los contactos contenidos en dicha guía telefónica. También se puede utilizar el comando Abrir en el menú Archivo para seleccionar la guía telefónica.


Guardar una guía telefónica con un nuevo nombre

Para guardar una guía telefónica con un nombre diferente:

1.	Seleccione el comando Guardar como en el menú Archivo.

2.	Escriba el nombre de la nueva guía telefónica.

3.	Haga clic en el botón Guardar para guardar la guía con el nuevo nombre.


Borrar una guía telefónica

Se pueden borrar las guías telefónicas del FaxTalk Communicator que ya no se utilizan.

Para borrar la guía telefónica actualmente seleccionada:

1.	Seleccione el comando Borrar en el menú Archivo.

2.	Confirme que desea borrar la guía telefónica.


Cambiar la forma en que se visualizan los nombres en la guía telefónica

Se puede determinar la forma en que se visualizarán los nombres en la guía telefónica. La guía telefónica de FaxTalk permite visualizar el nombre como Nombre y Apellido o como Apellido y Nombre.

Para seleccionar la forma en que se visualizarán los nombres:

1.	Seleccione el comando Mostrar entradas en el menú Edición.

2.	Seleccione qué formato usar para visualizar los nombres.


Ordenar los contactos en la guía telefónica

Se puede cambiar el criterio de clasificación de los datos contenidos en la guía telefónica de FaxTalk para presentar la información de los contactos de la manera más conveniente.

Para cambiar el criterio de clasificación de los datos:

1.	Seleccione el comando Clasificar en el menú Edición.

2.	Seleccione el campo de contacto según el cual se realizará la clasificación.

3.	Especifique si desea clasificar en orden ascendente o descendente.


Propiedades de contactos

El cuadro de diálogo Propiedades del contacto permite editar las propiedades de un contacto existente en una guía telefónica. Se puede añadir o cambiar cualquier dato de la información del contacto y guardar la información actualizada haciendo clic en el botón Aceptar.


Propiedades de grupos

El cuadro de diálogo Propiedades del grupo permite editar las propiedades de un grupo de guía telefónica existente. Se puede añadir o eliminar miembros individuales del grupo seleccionado en forma individual.

Para agregar contactos a un grupo:

1.	Seleccione los contactos en la lista de Contactos.

2.	Haga clic en el botón Agregar.

3.	Los contactos se agregan a la lista de Miembros del grupo.

Para remover contactos:

1.	Seleccione los contactos de la lista Miembros del grupo.

2.	Haga clic en el botón Quitar.

3.	Los contactos quedan eliminados de la lista de Miembros del grupo.

Cuando termine de realizar los cambios en el grupo, haga clic en el botón Aceptar para guardar los cambios.


Contacto Nuevo

Introduzca la información del contacto, incluyendo el nombre, la compañía, el número de fax, el número de voz y sus comentarios. El campo Nombre no puede quedar vacío para que sea posible guardar un contacto en la guía telefónica.


Grupo nuevo

Es posible agrupar algunos contactos que recibirán la misma información por fax con frecuencia. De esta manera, sólo será necesario seleccionar una entrada de grupo para enviar un mismo fax a todos esos contactos que componen el grupo. Para crear un grupo, se debe especificar un nombre de grupo y agregar contactos de la guía telefónica a la lista de Miembros del grupo.


Seleccionar destinatarios de fax

Se puede enviar un fax a cientos de contactos con sólo unos cuantos clics del ratón. La ventana Seleccionar destinatarios de la guía telefónica de FaxTalk visualiza los nombres y grupos de su actual guía telefónica. Se puede seleccionar uno o más contactos de la guía para agregarlos a la lista de destinatarios cuando envíe un fax usando el Asistente de Fax.

Para agregar un contacto de la guía telefónica:

1.	Seleccione el o los contacto(s) de la guía que desea agregar.

2.	Haga clic en el botón Aceptar en la ventana Seleccionar destinatarios de la guía telefónica de FaxTalk.

3.	Los contactos ahora aparecerán en la lista de destinatarios del Asistente de Fax.